育児中主婦ミズトリの日用品日記

主に日用品や育児グッズ、たまに日常について書いていきたいです。

簡単楽々!ズボラな子供関連書類の管理方法

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保育園入園でとくかく増える書類

我が家の子供たちは昨年4月に保育園に入園しました。

入園前からいろいろな書類をもらいました。

2人分ということもあり、書類はすぐに増えました。

もともと超めんどくさがり屋な私なので、「後でやろう・・・」と置いておくと気が付いた時には山のようにたまってしまうのは目に見えていたのでめんどくさがり屋の私でも楽に簡単に処理できる方法を考えました。

といってもすでに多くの方が実践されている方法だとは思うのですが・・・

とにかくもらったすぐ写真を撮る

何らか書類を受け取ったら家に帰ってすぐにスマホで写真を撮ります。

一読して残しておかなくてもよさそうなものでも撮ります。

書類の重要度によって撮る撮らないを迷うのすらも面倒くさいと思ったので、一律撮る!という姿勢です。

LINEでグループをつくって画像をアップ

LINEにグループを作ります。

ちなみにグループは自分1人でも作成可能ですが、我が家のメンバーは夫と私です。

撮った写真をLINEで送るのですが、普段の夫のとのトークでは送りません。

普段の夫とのトークで書類の画像が流されてしまうのが嫌なので、夫と2人の「保育園」グループを作成して、そこへ画像をのせています。

一応画像が見れる期限が切れないようにグループ内のアルバムにも画像を追加します。

画像共有アプリや、書類管理のアプリなど他にも優秀なアプリはありますが使い方や認識を夫婦2人ですり合わせる必要があったりしてちょっとハードルが高くないですか?

LINEなら普段から使用しているのでそういった手間は必要ありません。

既読機能もあるので、ちゃんと見てくれているか把握できるのもとてもいいです。

(「言った・言わない、見た・見てない論争」になりづらい!)

画像で残しておけば振り返りやすい 

そういえばあれなんだったっけ?と書類を確認したくなった時もLINEを開けば出先でもどこでもいつでもすぐにチェックできます。

ただ、画像を検索はできないのでピンポイントでこの書類を見たいというときはちょっと探すのに時間がかかってしまうことも。

しかしそんなにさかのぼって書類を探すことは頻繁にはありませんし、何度も見返すと分かっている書類については、別でアルバムを作成してそこへ保存しておけばアクセスしやすいのでおすすめです。

もちろん良く見返すものは紙でも取っておきます。

ちなみにアルバムは最初は月ごとに作成していましたが、保育園の行事は書類をもらう月と行事の月が違うことは多々あるのでどこへ保存したのかグダグダになったので今は月ごとアルバムを分けるのはやめました。

「よく見る書類」と「〇〇年度」ぐらいに分けています。

兄弟の分も分けていません。

手間を省きに省いたこの管理方法でズボラな私にも楽に続けられています。

Googleフォトの検索が優秀でおすすめ

ちなみに保育園の書類だけでなく、日々色々な書類がありますがそういった書類についてもとりあえず写真を撮っておく癖がつきました。

捨てて本当に大丈夫かという不安もなくなりますし、本当におすすめです。

撮影した書類の画像を探すときには「Googleフォト」で「紙」と検索すると書類などを表示してくれます。

 

Google フォト
Google フォト
開発元:Google LLC
無料
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でも関係ない画像も結構拾われるので、私はグーグルフォトで検索することが多いです。

(笑顔、泣き顔、帽子、などなどいろいろ検索しては子どもの写真を眺めるのが好きなのですが、グーグルフォトの方が他のワード検索でも優秀だと感じています。)

 提出が必要な書類は毎日目に入るところに

画像管理が当たり前になると、写真を撮っただけで安心して返事を提出しないといけないようなものについて忘れがちになってしまうので注意が必要です。

提出が必要なものなどは冷蔵庫の一番目立つところに貼って忘れないように注意しています。

 

実はこの管理方法を始める前に1度Evernoteで管理をしっかりしようと張り切っていたことがありました。

書類を撮影するととてもきれいに、紙の感じもなく保存しておけるのでとても良かったのですが、アプリの使い方に戸惑ってサクサク処理できず挫折したことがあります。

人気アプリですし、使いこなせたらカッコよかったのですが私のようなズボラにはちょっとハードルが高かったです。

これからもLINEで楽々ズボラ管理でいこうと思います。

 

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